SozialGestaltung: Ihr seid das A&O der SozialGestaltung. Was bedeutet das genau?

Romina: Wir sind zu viert im Team Administration & Organisation: Sabine, Cara, David und ich.
Cara und ich unterstützen teilweise auch noch in anderen Teams: Cara gehört zum Team Projektberatung Sozialimmobilien und ich zur Beratung Sozialwirtschaft & Research. In diesen beiden Teams übernehmen wir die Auftragsabwicklung, die Korrespondenz mit Kunden, wir schreiben Angebote und arbeiten zusammen mit den Analysten aktiv an Analysen. Außerdem sind wir Ansprechpartnerin für die Geschäftsstellen der @SozialBank.

SozialGestaltung: Und welche Tätigkeiten fallen dann noch im Bereich A&O für euch an?

Cara: Wir kümmern uns um Beiträge für unser Intranet SoFii oder organisieren externe und interne Veranstaltungen, zum Beispiel auch unseren monatlichen Mitarbeiter-Dialog, bei dem alle Kolleginnen und Kollegen der SozialGestaltung zusammenkommen. Außerdem fungiere ich noch als Schnittstelle zu unserer IT, was während unserer Umfirmierung sehr spannend und herausfordernd war. Aktuell arbeiten wir daran, eine neue teamübergreifende Arbeitsweise für das Team zu entwickeln. Dazu gehört auch, dass wir keine klassische Ablagestruktur mehr haben, sondern bzgl. der Ordnerstruktur umdenken. Ziel ist es, mehr Transparenz zu schaffen.

SozialGestaltung: Sabine und David, ihr seid gemeinsam für das Thema Rechnungen zuständig, richtig?

David: Genau, neben unserer Funktion als Empfangskomitee und erster Ansprechpartner für den Hausmeister sind wir die zentrale Verwaltung der SozialGestaltung. Unsere Kerntätigkeit besteht in der Erfassung neuer Aufträge, dem Nachhalten der Auftragsbearbeitung sowie der abschließenden Abrechnung. So haben wir einen guten Überblick, wie viele Aufträge gerade in den Teams bearbeitet werden. Arbeiten, wie das Management von Versicherungen, unseres Poolwagens oder die Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen, für die wir in ständigem Kontakt mit der Personalabteilung stehen, fallen ebenfalls in unser Ressort. Wir fungieren außerdem als Schnittstelle zu unserem Steuerberater und erledigen hierfür die vorbereitende Buchhaltung.

SozialGestaltung: Neben der Rechnungsstellung gibt es aber noch mehr, oder?

Sabine: Wir sind für alle Arten von Bestellungen von Arbeitsmitteln zuständig, das reicht vom Abonnement für eine Fachzeitschrift, über Bestellungen von Tastaturen bis hin zum Kugelschreiber. Durch die Umfirmierung zur SozialGestaltung GmbH und die rechtliche Trennung der Gesellschaften fallen aktuell einige Zusatzarbeiten an, wie z.B. das Management der Mobiltelefone, deren Leasing- und Datenverträge nun alle umgeschrieben werden müssen. Besonders herausfordernd ist es, die neuen Prozesse zu etablieren und Routinen zu entwickeln. Außerdem unterstützen wir ab nächstem Jahr den Seminarbereich, hier sind wir für die Erstellung der benötigten Unterlagen und natürlich auch für die Rechnungsstellung verantwortlich.

SozialGestaltung: Was gibt es noch über euer Team zu sagen?

Wir sind eigentlich die Feel-Good-Manager der SozialGestaltung: wir haben für alle Probleme ein offenes Ohr, unser Büro ist immer besetzt und die Tür weit offen. Wir sind die Süßigkeiten-Beauftragten und sorgen zum Beispiel in der Adventszeit für eine wohlige Atmosphäre: mit Weihnachtsbaum und Wichtel-Geschenken. Denn schließlich sind es die kleinen Akzente hier und da, die ein Team zusammenhalten.

SozialGestaltung: Vielen Dank für Eure Zeit.